一个企业,要设计很多报表、账单、汇总表之类的记录表单,如何设计才合格？是很多人想学但没地方能学的一门学问。

记录（表单）的基础知识

（第一讲、理论篇）--音王集团体系办编写

1、概述：

按所需的内容、项目画成各种格子，分别填上文字或数字的书面材料，称为表单，在体系术语中称之为记录。

我们平常所见到的、用到的订单、生产计划单、待检单、领料单、出入库单、检验合格单、生产日报表、统计表、工资单等等俗称为账、表、单之类的书面资料。

2、记录的作用：

记录在体系中属于三级文件，所有工作程序都附有记录。它是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部分。所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指体系运行效果和产品满足质量要求的程度。根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。

3、记录的设计和编制意义：

（1） 记录的充分性和必要性：记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果以及质量管理体系的运行状态和结果。为此，组织既要从总体上评价记录的充分性，力求使原始记录完整，同时又要对每一项记录的必要性进行逐一评审和取舍，要注意并非记录越多越好，正确的做法是只选择那些必要的原始数据作为记录。

（2） 记录的真实性和准确性：真实准确的记载质量信息，才能为有效地运行组织的质量管理体系并实现持续改进提供可靠的依据，因此，在确定记录的格式和内容的同时，应考虑使用者填写方便并保证能够在现有条件下准确地获取所需的质量信息。填写记录应实事求是、严肃认真。

（3） 记录的规范化和标准化：应尽量采用国际、国内或行业标准，参考先进组织的成功经验以使记录更加规范化和标准化，在建立质量管理体系过程中，应当对现行的表单进行清理，废除多余的记录，修改不适用的记录，沿用有价值的并增补必需的，应使用适当的表格或图表格式加以规定，按要求统一编号，使各项活动的记录更加系统和协调，实现记录的标准化管理。对于同一种活动的记录格式应当是固定的，不能随意变更，造成混乱，即使需要修改，也应规定一个统一的时间开始使用新表格。

4、在记录过程中常见的问题：

（1）盲：记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查。（例如：我们在填写质量报表时，本来该真实记录的而为了应付检查而进行更改）

（2）乱：记录的格式随意性强，缺乏体系考虑，记录的填写、保管、收集混乱，责任不清。

（3）散：保存、管理分散，未作统一的规定。

（4）松：记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查也无人考核，且丢失和涂改现象严重。

（5）空：该填不填，空格很多，缺乏严肃性，法定性。

（6）错：有错别字、病句，语言表达不清，该连不连该断不断，填写错误。

5、记录的填写要求和注意事项：

（1）记录用笔要求：记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，原则上一律用黑颜色，不能用红笔（除倒冲账），要能够确保记录永不褪色。用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。

（2）记录的原始性：记录要保持现场运作，如实记录，这就叫原始性。原始就是最初的第一手数据。原始性就是当天的运作当天记，当周的活动当周记。做到及时和真实，不允许添加点滴水分，使记录真实可靠。记录保持其原始性，不可以重新抄写和复印，更不可以在过程进行完后加以修饰和装点。