办公自动化系统设计方案

办公自动化系统设计方案

一. 创业园及各部门工作内容简介

留学生创业园是广州市政府于1999年成立的，创业因为留学人员回国创业的高科技产业的孵化器，为留学人员提供研发用地、税收返还等优惠政策，以及创业咨询、投资、融资、市场开发、人才、信息、咨询、后勤等各方面的扶持服务。共同办公的部门有：招商部、 拓展部、物业部、财务部和办公室五个部门。招商部作为创业园的主要业务部门肩负着双重的责任：经常需要向公司领导部门提供各种不同的报表、以及项目管理工作；拓展部主要负责企业入园以后的作为一个重要的商务部门；物业部主要负责公司的物业管理：入住、返园手续办理、房租、水电、押金、履约金、工程装修管理等工作；财务部主要是负责款项的收取，财务状况说明，以及提供资金流向说明：办公室主要是对公司整体情况的掌握。 目前没有一套完善的系统可以对创业园的所有工作进行管理，并能提供灵活的接口，协同办公，这样给各个部门带来大量的不必要的重复性文字录入工作，工作进展的不协调，各部门沟通不及时等等问题，这些问题制约了创业园的发展和工作效率的提高。

由于创业园的以上问题原因，以及多个部门之间存在着的业务往来接口较多，纸张文档的传递使工作效率底下，不能及时、有效、安全的传递商务信息，以及数据资料的重复录入占用了大量的人力物力，没有将目前创业园已经完善的计算机网络利用上，闲置、浪费了现有资源。

二. 创业园信息化建设目标

信息化建设目标：用现代化的手段将所有项目资料管理起来，实现项目资料电子化管理，任意生成各种报表，为领导及时提供战略决策依据；重组和优化业务流程，用计算机网络来 对部门之间的业务往来进行电子化传递和管理。运用信息技术对企业的物流、资金流、信息 流进行有效的控制与管理，降低企业营运（人力）成本，优化管理，提升形象。 具体内容是：

1、Intranet技术组建招商部、拓展部、物业部和办公室的内部通讯网络平台；

2、建立创业园内部业务流程管理系统，实现对入园企业（项目）在立项、入园、日常管理和毕业出园的企业信息流管理；

3、建立拓展部的数据资料管理系统：国家级项目资金、财政资金、除财政之外的资金等分开记录处理，以及企业设备、人员进场、纳税记录等；

4、建立物业管理数据库，对企业入园手续（资料及流程）进行管理：押金、 约金支付、水电表初试抄录、钥匙管理、房租、水电费收取、装修方案、装修押金管理，缴费通知单打印，滞纳金管理，以及退园管理等；

5、建立财务部流水帐管理系统，以及进园押金收取，押金管理，滞纳金管理，建立退园管理资金处理、往来处理；