加强医院档案管理工作之我见

2012年1月第15卷第1期

中国管理信息化

ChinaManagementInformationization

Jan.,2012Vol.15,No.1

加强医院档案管理工作之我见

张利珍

(山西省汾阳医院人事科,山西汾阳032200)

[摘

要]本文针对医院传统的档案管理模式已无法适应新时期档案管理与开发应用的现状,分析了其中存在的问题,提出

了加强医院档案管理工作的建议。

[关键词]医院;档案管理;现状;问题;建议

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2012.01.029[中图分类号]R197.32[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2012)01-0048-01

随着现代科学技术的进步和信息化水平的不断提高,目前大多数医院传统的档案管理模式已经无法适应新时期的档案管理与开发应用,直接制约和影响着“十二五”期间整个医院管理工作的发展和医疗改革的深化。加强医院档案管理工作对推进医院现代化建设具有极其重要的意义。1医院档案管理工作现状

(1)管理力量薄弱,管理素质低下。目前医院高层次的档案管理专职人员较少,大部分为退居二线的工作人员和素质偏低的工作者,专业知识贫乏,年龄结构和知识结构不合理,狭窄。而且兼职档案工作人员较多,其专业素质无法满足工作需要。

(2)种类繁多,管理不完善。工作繁杂,工作量繁重,这是现在医院档案管理工作的特点。目前,医院综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案等。而大量的病历档案、胶片档案、病理切片档案、磁性载体档案、影像图书档案等则分别由各个业务部门管理,设备陈旧,资料散乱,流失现象严重。

(3)管理手段滞后,信息化程度不高。大部分医院档案管理工作基本停留在传统的收集、整理、检索阶段,信息量小。收集考核缺乏力度,存在资料流失,严重阻碍了档案的开发、利用。而现代的科技管理技术未能发挥有效功能,有的只为应付检查配备,操作技术落后。部门档案材料普遍存在涂改现象,记录不完整,损毁严重。

(4)归档标准混乱,调用程序复杂。部分医院在档案编制、立卷等归档过程中,立卷时间安排不合理,大部分是累积起来才立卷、归档,没按统一规定标准操作,以个人意愿立卷,造成调用查档困难,查找程序复杂。

(5)制度不健全,时效范围不明确。主要表现医院档案的公开利用与保密制度不完善,未能确定其时效和范围。在查阅利用工作中,不重视保护相关权利人的正当权益和个人隐私,存在档案损失与失泄密现象,引起许多不必要的医疗纠纷。2医院档案管理工作中存在问题的分析

(1)淡化医院档案管理工作的重要性。长期以来,很多人对医院档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,凭主观臆断解决问题,认为其可有可无。特别是一些领导干部意识中仍存在轻视思想,致使该工作受到冷落,对医院形成的大量的各种门类档案不能进行集中统一的管理。

(2)缺乏对医院档案管理工作的严格考核。主要表现为缺乏对医院档案管理工作长期性、连续性的严格考核。在工作中存在“一阵风”现象,整理达标往往是作为一项运动、一次考试在进行,在短时期内取得一定的效果。但达标以后,不再过问,缺乏长期性和连续性的考核。更有甚者,达标后就完事大吉,档案室成了物料仓库,档案工作有领导而无计划,有任务而无落实,有形式而无效果。

3加强医院档案管理工作的建议

(1)加强学习宣传力度,增强档案管理意识。增强干部职工

[收稿日期]2011-11-25

档案意识是加强医院档案管理工作的前提。一方面利用举办各类

档案专题会议和多种宣传栏目,邀请有关专家、学者对干部职工开展《中华人民共和国档案法》、《医院档案工作条例》等方面的讲座学习与答疑,促进大家了解医院档案工作。另一方面积极派出档案工作领导干部参加各种档案工作会议、研讨,使大家都能充分认识到医院档案工作的重要性,及时把档案管理纳入议事日程。

(2)健全管理制度,提高档案管理工作人员综合素质。健全医院档案管理制度,是做好医院档案管理工作的关键。为了使医院档案工作与医疗业务建设同步发展,必须建立健全与之相应的科学的管理制度,争取将医院各个部门、不同载体的档案全部纳入集中管理范围,统一考核,使归档率、完整率、合格率都系统规范。要将档案管理人员培养纳入医院人才培养计划,通过专业培训、进修学习、晋职晋级及奖励措施,调动大家对档案管理工作的兴趣,自觉扩展自身知识结构,既重视专业技能又重视外语、计算机知识等方面的学习,从而提高档案管理人员的综合素质。

(3)严格归档立卷,保证医院档案管理质量。严格按照医院档案归档整理原则开展工作是加强医院档案管理工作的保证。在收集、归档过程中,遵照医院预先编制的档案管理方案开展工作,归档资料要统一标准,做到资料归档及时,整理有序,分类合理,查寻参考方便。重点要保证电子公文档案、磁性载体档案的收集管理质量符合归档要求,粘贴标签准确,保管时间确切,保护措施完备。

(4)运用科学管理模式,实现医院档案管理现代化。充分运用现代科学管理模式,是加强医院档案管理工作的重要环节。首先,档案室硬件现代化。如档案室要配置电脑和除尘、除湿、防腐、烘干、灭火、防水等先进设备,空调、监控必须足负荷全面到位。管理操作利用网络进行档案统一收集、立卷、编号、检索、存储、查找调阅。要发挥管理软件的功能,编制信息数据库做到准确、快捷、方便,便于各项后续工作。其次,档案载体要现代化,要发挥胶片、磁盘、光盘、磁带等新型载体储存容量大、携带方便、便于查找存储的优点与共享资源优势。另外,要树立网络安全意识,共享资源要有选择有鉴别,保证医院档案信息安全,严格执行各项保密制度。

(5)树立服务大局观念,促进医院档案的开发与利用。加强医院档案管理工作的最终目的就是为医疗科研提供服务。档案管理工作人员要树立服务医疗科研观念,积极开展多种编研活动和信息开发,编写各种专题汇编,为临床医疗、教学、科研工作提供多方面信息。同时,还要加强档案利用反馈信息的管理,以满足医疗、教学和科研等工作的实际需求,真正发挥医院档案管理工作的作用。

医院档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分,医院档案管理人员一定要增强档案管理意识,提高档案管理水平,树立服务大局观念,促进医院档案的开发与利用。

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