商务礼仪之电子邮件

商务礼仪之电子邮件

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1. 必须回复

无论对方来信是提问或是问好,都必须回复,而且应该是尽快回复。电子邮件如同通电话,正如你不应该让电话铃响太久才接听。不过,如果你是没有经常查看邮箱的习惯,假如你一星期才查看一次邮箱,你应该把这习惯告诉人。

2. 必须写主题

这是一种职业行为,同时也方便对方第一眼看到你所写的邮件的相关内容,这样你会得到更快的回复。通常人们是根据主题判断邮件的重要性,一般来说没有主题的邮件往往会被忽略,到最后才看。

3. 内容要简练

写电子邮件切忌长篇大论,应该尽量简单明了地表达。

4. 注意礼貌

虽然电子邮件要尽量简单扼要,但必须注意礼貌,用词要得当,以免引起误解或给收信人留下不好的印象。

5. 注意字体

字体大小要适中,不要选择让人难以阅读的字体。此外,如果写英文邮件,特别注意不要全用CAPITALS(大写)。

举例:I WILL CALL YOU TOMORROW. 这句话全用了大写,就表示喊叫的语气,大声地对收件人说这句话,显得很没礼貌。正确的表达应该是:I will call you tomorrow.

6. 注意编码

有些语言用不同的客户端会出现乱码现象,中文的邮件应该选择 GB2312 的编码。

7. 保持专业

避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。

8. 避免传递无关信件

“Spam”或“junk mail”(垃圾邮件)是让人厌烦的。所以不要发送对方不感兴趣的邮件。

9. 尊重隐私

有些人是不愿意他们的邮箱地址出现在其他人的邮件中,所以当群发邮件的时候,要特别考虑尊重他人的隐私。

10. 小心使用抄送(CC)/ 密送(BCC)功能

抄送是指发送给收件人的同时,也让其他一人或多人收到该封信件,并且也让收件人知道这情况。密送的功能也差不多,其区别是收件人并不知道你同时也把该信件发送给其他人。

11. 小心使用附件功能

只是在有必要的情况下才使用附件功能。如果信件内容不多,应该以邮件正文发送。发送图

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